İmza sirküleri onay işlemleri PDF Yazdır E-posta

Ankara,  12.05.2003Özü: İmza sirküleri ve imza Onay işlemleri Hk. 

                                                                               G E N E L G E( 19 ) 

........................ NOTER ODASI BAŞKANLIĞINA........................ NOTERLİĞİNE  

Son zamanlarda kanun ve genelgelere aykırı şekilde imza sirküleri tanzim edildiği, özellikle Türk Ticaret Kanunu'nun 317-322. maddelerinde getirilen ilkelere uyulmadığı, bunun artarak devam ettiği ve bu konudaki genelgelerin yayımlanmasından itibaren uzunca bir süre geçmesi nedeniyle ivedi önlem alınması gerektiği belirtilerek yapılan başvuru ve yakınmalar üzerine konu Yönetim Kurulumuzun 18.04.2003 ve 02.05.2003 günlü toplantısında görüşülmüştür. Üçüncü şahıslar ve kuruluşlar nezdinde tüm iş ve işlemlerini düzenleme yetkisi veren, bünyesinde vekâlet ve temsil özelliklerini taşıyan bir belge olması nedeniyle imza sirküleri işlemleri önem taşımakta olup, uygulamaya ışık tutması bakımından bu konuda yayımlanan bir çok genelge sizlere ulaştırılmıştır. Mevzuat ile ilgili bakanlıkların görüşlerine de yer verilen bu genelgeler aşağıya çıkarılmıştır.

 1980/2 : İthalâtçı tarafından verilmesi zorunlu taahhütname ekindeki imza sirkülerinin noterlikten tasdikli olması gerektiği,

1980/24 : Sirküler ve imza tasdik işlemleri hakkında genel bilgiler ve noterlerin ne şekilde hareket edeceklerine dair, 

1984/41 : İmza şeklinin onaylanması,imza beyannamesi ve  imza sirküleri hakkında genel bilgiler,   

 1984/52 : 1984/41 sayılı genelgeye uyulması gerektiğine ilişkin,

1988/42 : İmza sirkülerinin fotokopi suretiyle çıkartılmış örneklerinin noterlikçe tasdikinin mümkün olup, ancak asıl nüsha fonksiyonuna sahip olmaları nedeniyle imzaların tasdik harcına tabi tutulmaları gerektiği hakkında,  

 1988/74 : Kooperatif ve anonim şirketleri temsil edeceklerin imza sirküleri onaylanırken müstenit olarak gösterilen ana sözleşme veya genel kurul kararları ile belirlenen görev sürelerinin gösterilmesi icabettiği konusunda,    

 1989/40 : Üçüncü kişileri yanıltıcı ve aldatıcı nitelik taşıyan sirküler taleplerinin kabul edilmemesine ilişkin,      

 1989/89 : İmza beyannamelerinin tescil talepnamesi niteliğinde olduğu, şirketin tüzel kişilik kazanması için noterde onaylanan imza beyannamesinin Ticaret Siciline tescili icabettiği, ancak şirketin tüzel kişilik kazanmasından sonra temsile yetkili kişilerden söz edilmesi mümkün olduğundan imza sirkülerinin ayrıca onaylanması gerekeceği, bu nedenle imza sirkülerinin şirketin tescilinden sonra yapılması zarureti bulunduğuna dair,   

 1991/54 : İmza onaylaması, imza beyannamesi ve sirküler konusunda açıklamaları içeren 1984/41, 1989/40, 89 sayılı genelgelere hassasiyetle uyulması hakkında,      

 1991/66 : Banka yetkililerinin noterler nezdinde yapacakları işlemlerde esas olarak noterden tasdikli imza sirküleri veya Ticaret Sicili Memurluğundan düzenlenmiş yetki belgesi ibraz etmelerinin yeterli olacağı,

1992/25 : Anonim şirketlerde yönetim kurulu üyelerinin imza sirkülerinde görev süreleri belirtilmemişse, ana sözleşme ve genel kurul kararında da süre yoksa  görev süresinin bir faaliyet yılı  olarak kabulü gerektiği, (1993/12’nolu genelge ile yeni düzenleme getirilmiştir.)  

 1993/12 : Anonim şirketlerin ana sözleşmelerinde veya genel kurul kararlarında süre belirtilmeyen hallerde, yönetim kurulu üyelerinin imza sirkülerindeki yetki sürelerinin (3 yıl) olduğu,   

 1993/51 : Şubelerin tüzel kişiliği olmadığı, ancak ana sözleşmede şubenin organı bulunduğu, şirketi temsil ve ilzam yetkisi bulunduğu kabul edilmişse tüzel kişiliği temsil ve ilzam edebileceğine dair, (1995/76 nolu genelge ile birlikte değerlendirilmeli)

1995/15 : Anonim şirkette temsilin iki imza ile olması asıl olup, bir imza ile sirküler yapılabilmesi için ana sözleşmede hüküm bulunması gerektiği,    

 1995/76 : Anonim şirketler de ana sözleşmede şubeye yetki verilmesi halinde, bunun şube işlemleri ile ilgili ve sınırlı olacağı konusunda, (1993/51 nolu genelge ile birlikte değerlendirilmeli)  

 1995/77 : Kamu İktisadi Teşebbüslerinde temsil yetkisinin genel müdüre ait olduğu, devir edilmesi halinde bu kişilerin yetkilerinin de tescil ve ilâna tabi olacağı,

1997/77 : Limitet şirketlerde imza sirküleri düzenlenirken aranılacak müstenidat hususunda,

1998/35 :  Banka yetkililerinin ibraz edecekleri imza sirküleri,  (1991/66 nolu genelge ile birlikte değerlendirilecek)  

1999/25 : Anonim şirketi temsil edenlerin yetki süreleri,    

 1999/38 : Şubelerin temsil yetkileri ile ilgili esaslar hakkında, Ayrıca bu konuda 19.4.2002 gün ve 42 sayılı genel yazımızla imza sirküleri örneklerinin (B) cilbendinde saklanması gerektiğine değinilmiştir.

             Sirküler ve imza beyannamesi işlemlerinin üç grupta toplandığı bilinmektedir.      

      1) Herhangi bir kişinin her türlü işlemlerinde kullanacağı imza biçiminin onaylanması,

      2) Tacir olan gerçek kişilerle tüzel kişiliğe sahip ticaret şirketi ve diğer kuruluşları temsile yetkili olanların Ticaret Siciline tescillerini sağlamak amacıyla yapılan imza beyannameleri,         

       3) İmza sirkülerleri     

        İmza sirkülerini ilk ikisinden ayıran husus imza örneğini belirtmesi yanında, aynı zamanda imza sahibinin yetkilerini gösteren bir belge olmasıdır. Noter bu işlemi yapmakla sadece imzayı değil, yetki ve sıfatı da tasdik etmektedir. Bu yüzden imza sahibinin kimliği yanında yetkiyi ve diğer belgeleri araması ve müstenit olarak iş kâğıdına geçirmesi gerekmektedir.     

        Yukarıda anılan genelgeler ve bu konudaki yasal düzenlemeler göz önünde tutulduğunda imza sirküleri işlemleri ile ilgili bazı hususların bir kez daha hatırlatılması yararlı görülmüştür.         

    1 - Gerçek kişi tacirler için T. Ticaret Kanunu'nun 42/2. maddesi nazara alınarak yapılacak işlemde kimlik tespiti yanında, unvanın sicil numarası ile ticarî ikametgâhın gösterildiği ve imzanın tescil edildiğine dair Ticaret Sicili Gazetesi dayanak alınmalıdır. Aynı uygulamanın esnaflar bakımından geçerli olup, Esnaf Sicil Gazetesi ya da esnaf sicilinden bu unvanın tescilli olduğuna dair belge aranmalıdır.     

    2 - Ticaret şirketleri ve kooperatiflerde; ana sözleşmelerin ticaret sicilinde tescil ve ilânı ile tüzel kişilik kazanıldığına, idare ve temsile dair kararlarla bunlardaki değişikliklerinin de tescil ve ilânının zorunlu bulunduğuna dair T. Ticaret Kanunu'nun 157, 175, 256, 300, 301, 323, 378, 390, 476, 489, 511, 512, 515, 540 ve 542. maddeleri nazara alınarak; ana sözleşme veya idare ve temsile dair kararların ilân edildiği Ticaret sicili Gazetesinin tasdik edilecek sirkülere müstenit olarak alınması gerekmektedir.   

   3 - Sirküler metninin tescil ve ilân edilmiş bulunan sözleşme maddesi veya karar metni ile dikkatle karşılaştırılarak fark olmadığı mutlak surette belirlenmelidir.          

  4 - İmza sirkülerindeki imzaların huzurda vaz edilmesi şarttır. Bu yüzden klişe veya suret yoluyla çoğaltılmış imzalar kabul edilmemelidir.  Ticaret Sicili Yönetmeliği'nin 21/2. maddesi gereğince notere tasdik ettirilecek imzaların en az üç defa atılmış olması şart kılınmış olup, bunlar yan yana alınmalıdır.  

  5 - İmza taşımayan metin ve tasdik şerhi kısımlarının sureti olarak örnek verme işlemlerinden kaçınılmalıdır. İmza sirkülerinden suret ancak, tasdikli bir sirkülerin fotokopisinin onaylanması şeklinde yapılabilir. Bu halde ise, asıl nüsha fonksiyonuna sahip olmaları nedeniyle ihtiva ettikleri imzaların tasdik harcına tabi tutulmaları gerekmektedir.       

   6 - Ticaret şirketlerine T. Ticaret Kanunu'nun 222, 267, 441 ve 552. maddeleri uyarınca tasfiye memuru atanması durumunda, unvanda tasfiye halinde olması,  atama kararı ve yetkilerin tescil ve ilânı zorunlu bulunduğundan Ticaret Sicili Gazetesinin müstenit alınması mecburidir.   

   7 - Ticaret siciline tescil ile ilân arasında geçecek sürede acil ve zorunlu işlemler yönünden kararın veya sözleşmenin, ticaret sicili memurluğunca "İşbu karar memurluğumuzca tescil edilmiş olup, ilânı derdesttir" şeklinde alınacak meşruhat yeterli sayılabilir.   İmza sirküleri onaylama işlemlerinde, ana sözleşme veya ortaklar kurulu ya da yönetim kurulu kararlarının tescil edildiğine dair belgenin mevcudiyeti aranmaktadır. Kollektif ve adî komandit şirketlerde temsilcinin kimliği ve temsil biçimi ana sözleşmede belirtilmektedir.Limited şirketlerde ilk müdür veya müdürlerin, anonim şirkette ise yönetim kurulunun şirketi temsil edeceği, T. Ticaret Kanunu'nun 321. maddesi uyarınca aksi mukavelede yer almamışsa anonim şirkette temsil yetkisi olanlardan ikisinin imzasının kafi sayılacağı yasa hükmüdür. O halde kollektif ve adi komandit şirketlerde ana sözleşme, limited şirketlerde ana sözleşme ve ortaklar kurulu kararı, anonim şirketlerle kooperatiflerde ise ana sözleşme, genel kurul kararı ve yönetim kurulu kararlarından müstenit alınmalı, bunların tescil ve ilân, hiç değilse yukarıdaki açıklama ışığında tescil edilmiş olmasına dikkat edilmelidir.      

   8 - Özellikle ticaret şirketleri ve diğer kuruluşların temsile yetkili olanlarının tescilini sağlama amacıyla yapılan imza beyannameleri (tescil talepnamesi) düzenlenirken, sirküler onaylanması izlenimini verecek kayıtlardan kaçınmalı "Bu beyanname imzaların ticaret siciline verilmek amacı ile onaylanmış olup, sirküler niteliğinde değildir." gibi şerhleri koymak suretiyle önleyici tedbirler alınmalıdır.     

   9 - Ticaret siciline tescil için yapılan imza beyannameleri tescil talepnamesi niteliğindedir. Şirket tüzel kişilik kazanınca bu şirketi temsile yetkili olan kişilerden söz edilmesi ve imza sirkülerinin ayrıca onaylanması gerekecektir. Bu nedenle imza sirkülerinin şirketin tescilinden sonra yapılması zarureti vardır.   

  10 - İmza sirküleri onaylanırken dayanılan ana sözleşme ya da genel kurul kararında gösterilen sürenin, sirküler metninde ve müstenidatında belirtilmesi gereklidir. T. Ticaret Kanunu'nun 314. maddesi, anonim şirkette idare meclisi azalarının en çok üç yıl için seçilebileceklerini öngörmüştür. Diğer şirketlerin yöneticileri için böyle bir sınırlama getirilmemiştir. Kooperatifler Kanunu'nun 57 maddesinde ise azamî süre dört yıl olarak gösterilmiştir. Ana sözleşmelerde bu süreler kısaltılabilir ama uzatılamaz. Anonim şirketlerde ana sözleşme ve genel kurul kararlarında süre belirtilmemişse yönetim kurulu üyelerinin görev süreleri üç yıl olarak kabul edilmelidir. Bu sürenin başlangıç tarihi şirket için genel kurul tarihidir. Yine anonim şirketlerde devamlılık esas olduğundan,şirket genel müdürü veya yönetim kurulunca görev ve yetki verilen kimselerin, geri alınmadıkça bu nedenle haiz olunan yetkilerinin geçerli kaldığı kabul edilmelidir.   T. Ticaret Kanunu'nun 540. maddesine göre temsil yetkisinin sonradan sınırlandırılması veya kaldırılması halinde bu değişikliğin Borçlar Kanunu'nun 452. maddesine göre ticaret siciline kayıt ve ilânı gerekli olduğundan imza sirküleri talebine değişikliği gösterir Ticaret Sicili Gazetesinin veya temin edilememişse temsil yetkisini kaldıran veya sınırlayan ortaklar kurulu kararının eklenmesi gerekecektir.

11 - İmza ve temsil yetkisine sahip gerçek kişilerin, ana sözleşmelerdeki "müşterek imza ile temsil" hükmünü bertaraf etmek amacıyla, şirketle ilgili temsil yetkilerinin kullanılmasını sağlayacak vekâletnameyi diğer imza yetkilisine vermek istemesi, "kendisine asaleten diğer yetkiliye vekâleten" tüzel kişiliği temsili mümkün bulunmamaktadır. Ancak anonim şirkette T. Ticaret Kanunu'nun 317, 319 ve 321/3. maddeleri itibarıyla, bir imza ile temsil yetkisi ana sözleşme ile verilebildiğinden bu tür temsile yetki belgesi düzenlenirken buna cevaz veren ana sözleşme maddesinin mutlak surette iş kâğıdına eklenmesi gerekir.  

 12 -Anonim ve limited şirket şubelerinin ayrı bir tüzel kişiliği bulunmadığından işlemlerinden doğan hak ve borçları merkeze aittir. Bu nedenle kural olarak bağlı bulundukları şirketi temsil edemezler. Ancak T. Ticaret Kanunu'nun 317, 319 ve 540. maddeleri itibarıyla ortaklardan birine ya da dışardan bir kimseye temsil yetkisi verilebilmesi mümkün olduğundan "şirket ana sözleşmesinde şubenin organ olduğu, şirketi temsil ve ilzam yetkisi bulunduğu belirtilmişse, tüzel kişiliği temsil etmesinde ve borç iltizam etmesinde" hukukî sakınca olmadığı kabul edilmelidir.   Sanayi ve ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü'nün 16.8.1999 tarih ve 7166 sayılı yazılarındaki açıklamalar doğrultusunda; Şubelerin, bulundukları yerin ticaret siciline tescil ve ilân edilmeleri T. Ticaret Kanunu'nun 42, 50 ve Ticaret Sicili Tüzüğü'nün 52, 53, 54, 55. maddelerinde belirtilmiştir. Buna göre şube tescil talep dilekçesinin şirketi idare ve temsil ile mükellef bulunanlarca imzalanması ve şubeye temsilci tayin hakkında bir karar verilmesi öngörülmektedir.Bu karar anonim şirketlerde yönetim kurulunca, limited şirketlerde ortaklar kurulunca alınmaktadır. Buna göre şubelerin tescilinde Ticaret Sicili Tüzüğü'nde sayılan vesikalar yeterli olup, ayrıca şirket ana sözleşmesinde şubenin şirket organı olduğunun belirtilmesine gerek olmadığı mütalâa edilmektedir.   

  13 - Banka adına yetkililerin yapacakları işlemlerde, esas olarak noterden tasdikli imza sirküleri veya ticaret sicili memurluğundan düzenlenmiş yetki belgesi ibraz etmeleri yeterlidir.          

 14 - Kamu iktisadî teşebbüslerinde temsil yetkisi genel müdüre ait olup, astlarına devri mümkündür. Ancak genel müdürün veya yetkilerini devir ettiği kimselerin T. Ticaret Kanunu'nun 343. maddesi gereğince tescil ve ilân edilmeleri zorunludur.             Uygulamada birliğin sağlanması amacıyla bilginizi ve gereğinin buna göre yapılmasını rica ederim.             Saygılarımla,         

                                                                                                 BAŞKAN      

                                                                                            Hasip DİNÇER                                                                                                                                                                                       (Ankara 24. Noteri)